Newralgiczne obszary audytu wewnętrznego. Znasz je wszystkie?

W euforii rozpoczętej kilka miesięcy temu nowej perspektywy finansowej, zapominamy o tym, iż Polska, w tym polscy przedsiębiorcy będą mieli nie tylko do wydania ale i rozliczenia (w rozumieniu poprawnego udokumentowania) ponad 70 mld euro. Zakończony okres programowania stanowiąc poligon doświadczalny dla beneficjentów ale i też instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie środków, ujawnił wiele luk i nieprawidłowości. Najczęstszym narzędziem wykrywania uchybień są oczywiście kontrole. Trzeci i czwarty kwartał 2015r. to sześć ostatnich miesięcy wydatkowania i rozliczania środków w ramach „starej perspektywy.” 31 grudnia 2015 r. to absolutny deadline zamykania projektów.

W związku z powyższym, w celu wydatkowania jak największej puli pieniędzy unijnych do końca obecnego roku kalendarzowego, instytucje będą intensyfikowały ilość przeprowadzanych kontroli. Czy jesteśmy na nie gotowi? Czy na pewno nie ma nic do poprawy? czy znamy konsekwencje popełnionych w projektach błędów? Zamiast czekać na kontrolę sami ją zaplanujmy. Jednym z narzędzi służących do zminimalizowania pojawienia się nieprawidłowości w trakcie kontroli jest zaplanowanie kontroli w postaci np. audytu wewnętrznego. Zakres audytu powinien obejmować te obszary, które z jednej strony są najbardziej problematyczne dla spółki, z drugiej strony podlegają wnikliwej weryfikacji przez Instytucje Kontrolujące.

Audyt powinien być przeprowadzony w odniesieniu do określonej próby dokumentów oraz w odniesieniu do określonych zapisów umowy o dofinansowanie. Dodatkowa „para oczu” pozwoli na wyłapanie błędów oczywistych, które koordynatorowi projektu mogły umknąć uwadze. Należy pamiętać, im bliżej i dłużej jesteśmy danego projektu tym zmniejsza się nasza czujność i możliwość konstruktywnej krytyki dokumentów związanych z projektem. Dlatego warto zaprosić do audytu osoby nie uczestniczące (nie zaangażowane) w rozliczanie projektu, co zapewni świeże spojrzenie i zdrowy dystans do pewnych zagadnień. A jakie są newralgiczne obszary audytu wewnętrznego?
• ocena prawidłowości prowadzenia i dokumentowania operacji finansowych,
• architektura dokumentów dotyczących kosztów osobowych,
• ocena adekwatności wydatków szzcególnie rozliczanych w kategorii „E” tj. zakup usług badawczych uzależniona jest od łącznego spełniania kilku przesłanek,
• ocena poprawności udzielania zamówień,
• ocena sposobu realizacji działań promocyjnych,
• ocena sposobu prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu,
• ocena zgodności z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi ,
• ocena zasadności poniesionych kosztów w kontekście udokumentowania ich kwalifikowalności

i kilka innych, o których przeczytasz w artykule Kontrola przed kontrolą dostępnym na naszej stronie internetowej.

Post stanowi fragment artykułu, którego autorką jest Jolanta Kałuska - Senior Compliance Manager w PNO Consultants. Przeczytaj cały artykuł dostępny tutaj.