Lista kontrolna, dzięki której unikniesz przykrych niespodzianek

Kontrola dofinansowanego projektu jest i pozostanie stałym punktem jego zarządzania. Również zakres kontrolowanych zagadnień, co do zasady pozostanie bez zmian. Obszar kontrolowanych zagadnień wynika bezpośrednio z zapisów umowy o dofinansowanie (więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Jolanty Kałuskiej zatytułowanym: Co nowego w kontrolach).

Ważna jest proaktywność i świadomość zarządcza w projekcie – mówi Jolanta Kałuska, Senior Compliance Manager w PNO Consultants. Pozwoli to na optymalne i bezpieczne rozliczanie środków w ramach perspektywy finansowej 2014 – 2020.

Dzięki publikowanej przez nas liście kontrolnej (poniżej) możesz uniknąć przykrych niespodzianek podczas kontroli:

  • Czy stan zaawansowania projektu przedstawiany we wnioskach o płatność jest zgodny z faktycznie wykonanym zakresem robót (w tym również poprzez oględziny)
  • Czy zakres prac rzeczywiście realizowanych jest zgodny z zakresem projektu określonym w umowie o dofinansowanie/opisie projektu?
  • Czy dokumenty przedkładane przy wnioskach o płatność są zgodne z rzeczywistą oryginalną dokumentacją projektu?
  • Czy na projekt nie pozyskano innych niż zadeklarowane źródeł finansowania, co naruszałoby zasadę zakazu podwójnego finansowania?
  • Czy jest prawidłowy opis oryginału faktury (w celu upewnienia się, że te same wydatki nie zostały uznane za kwalifikowalne w ramach różnych instrumentów wspólnotowych?
  • Czy realizowana jest zasada trwałości projektu (w odniesieniu do założeń przyjętych we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie/opisie projektu)?


W przypadku zadeklarowania wkładu niepieniężnego jako kwalifikowalnego w ramach projektu – czy koszt zadeklarowany jako kwalifikowalny spełnia zasadę efektywności? W przypadku wniesienia urządzeń, materiałów (surowców) lub ekspertyz jako wkładu niepieniężnego, beneficjent powinien, podczas kontroli, przedstawić dokumenty potwierdzające zgodność wkładu niepieniężnego z zasadą efektywności. W przypadku wydatków poniesionych na podstawie umów, do których nie miała zastosowania ustawa PZP oraz tryb przetargu z K.c., czy beneficjent posiada, dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku, wskazujące, iż dana usługa/robota/dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej.

  • Czy beneficjent posiada i stosuje procedury dotyczące: - weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową -przygotowania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji i poświadczania, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z wytycznymi programowymi - archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu
  • Czy beneficjent posiada udokumentowaną strukturę organizacyjną uwzględniającą zarządzanie projektem?
  • Czy beneficjent posiada i stosuje procedurę zawierania umów, do których nie ma zastosowania ustawa PZP?
  • Czy zachowano zgodność z zasadami udzielania pomocy publicznej?
  • Czy zachowano zgodność z zasadami ochrony środowiska ?
  • Czy zostały zrealizowane wszystkie zalecenia z poprzednich kontroli projektu? Pozostałe zagadnienia ogólne (do określenia przed kontrolą)
  • Czy do wydatków kwalifikowalnych nie włączono wypełnienia wniosku o dofinansowanie? Pozostałe zagadnienia związane z kategorią wydatku (do określenia przed kontrolą).
  • Kwalifikacja wynagrodzeń – czy dany pracownik zajmuje się w odpowiednim zakresie (tzn. zakresie deklarowanym przy wnioskach o płatność)?
  • Czy pracownik ma zawartą z pracodawcą (beneficjentem) więcej niż jedną umowę o pracę? Jeśli tak czy kwalifikowana wartość wynagrodzenia pracownika została obliczona zgodnie z wytycznymi?
  • Czy umowa cywilnoprawna zawarta przez beneficjenta z własnym pracownikiem spełnia warunki kwalifikowalności określone w wytycznych?
  • Adaptacja powierzchni biurowej – czy zakres prac wykonany w ramach wydatków kwalifikowalnych miał na celu dostosowanie powierzchni biurowej do potrzeb realizacji projektu? Kwalifikowanie kosztów ogólnych – metodyka obliczenia kosztów ogólnych.
  • Czy nabyta nieruchomość (zarówno zabudowana jak i niezabudowana), jak również nieruchomość w odniesieniu do której nabyto prawo użytkowania wieczystego lub wniesiona jako wkład niepieniężny jest wykorzystywana w zadeklarowanym zakresie wyłącznie na potrzeby projektu?
  • Czy wydatki związane z nabyciem nieruchomości były zadeklarowane jako kwalifikowalne w części dotyczącej nieruchomości nabytej w ramach wydatków kwalifikowanych? Pozostałe zagadnienia związane z kategorią wydatku (do określenia przed kontrolą)
  • W przypadku wykonywania części prac siłami własnymi – weryfikacja efektywności poniesionych wydatków oraz stosowanie oddzielnego i przejrzystego systemu rozliczania tych prac. Pozostałe zagadnienia związane z kategorią wydatku (do określenia przed kontrolą)
  • Czy zakupione przenośne środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych są wykorzystywane na potrzeby projektu i są włączone w rejestr środków trwałych beneficjenta?
  • Czy środki trwałe (w tym wartości niematerialne i prawne) wykorzystywane w okresie realizacji projektu, w przypadku których odpisy amortyzacyjne są kwalifikowalne w ramach projektu, są wykorzystywane na potrzeby projektu, w takiej proporcji w takim stopniu w jakim odpisy amortyzacyjne są uznawane za kwalifikowalne?
  • W przypadku zakupu sprzętu używanego - czy cena sprzętu nie przekracza wartości rynkowej tego sprzętu oraz czy sprzęt posiada cechy wymagane dla eksploatacji projektu i spełnia odpowiednie normy? Pozostałe zagadnienia związane z kategorią wydatku (do określenia przed kontrolą)
  • Czy beneficjent realizuje działania informacyjno-promocyjne?
  • Czy działania informacyjne są prowadzone zgodnie z zasadami obowiązującymi beneficjenta? Pozostałe zagadnienia związane z kategorią wydatku (do określenia przed kontrolą)
  • W przypadku, gdy VAT był uznany za kwalifikowalny – czy beneficjent nie dokonuje czynności opodatkowanych VAT z wykorzystaniem majątku wytworzonego w wyniku realizacji projektu oraz upewnienie się, że nie nastąpiły okoliczności wpływające na kwalifikowalność? Pozostałe zagadnienia związane z kategorią wydatku (do określenia przed kontrolą)
  • Czy wydatki zostały wyraźnie zatwierdzone w umowie o dofinansowanie (opisie projektu)?
  • Czy istnieje i jest stosowany odrębny system księgowy lub odrębny kod księgowy dla wszystkich operacji związanych z realizacją projektu?
  • Czy beneficjent realizuje zasady dotyczące archiwizacji dokumentów? Pozostałe zagadnienia (do określenia przed kontrolą)

Lista kontrolna jest częścią artykułu Co nowego w kontrolach, którego autorką jest Jolanta Kałuska - Senior Compliance Manager w PNO Consultants. Cały artykuł dostępny jest tutaj,

PNO Consultants wspiera beneficjentów środków unijnych w zarządzaniu projektem i/lub rozliczaniu. Nasi eksperci dokonują audytów wewnętrznych i zewnętrznych dofinansowanych projektów. Jeśli nadal masz wątpliwości odnośnie kontroli - zachęcamy do zapoznania się z opisem usługi, który dostępny jest tutaj lub bezpośredni kontakt z autorką tekstu celem omówienia założeń projektu i zakresu współpracy:

Jolanta Kałuska
Senior Compliance Manager
PNO Consultants Sp. z o.o.
M: +48 508 342 441
E: jolanta.kaluska@pnocee.com