Dzień Dobry - Kontrola

OLAF czy NIK?

Realizując projekt współfinansowany ze środków unijnych (czy to w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka czy to w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla danego województwa) powinniśmy mieć świadomość, tego, że nasze przedsięwzięcie może zostać poddane kontroli przez kilka różnych wyspecjalizowanych bądź powołanych do tego instytucji (obowiązek ten wynika wprost z zapisów umowy o dofinansowanie). Umowa o dofinansowanie literalnie wymienia z nazwy te agencje. Zgodnie z zapisami „Raportu zbiorczego o wynikach kontroli NIK w zakresie wykorzystania środków z budżetu Wspólnot Europejskich w ramach polityki spójności w Polsce” Parlament Europejski od kilku lat wskazuje na potrzebę zwiększenia roli najwyższych organów kontroli w państwach członkowskich w kontrolowaniu wykorzystania funduszy UE w celu poprawy zarządzania środkami wspólnotowymi i uzyskania dodatkowej pewności,  że  środki  finansowe UE są prawidłowo wykorzystywane. NIK tylko w latach 2004 - 2008 przeprowadziła 70 kontroli dotyczących członkostwa Polski w Unii Europejskiej i wykorzystania przyznanych nam środków finansowych w ramach polityki spójności gospodarczej i społecznej. Plan pracy Najwyższej Izby Kontroli na 2012 r. przewiduje przeprowadzenie 202 kontroli, w tym: m.in.: badanie pozyskiwania i wykorzystania środków unijnych w odniesieniu do prawidłowości pozyskiwania i wykorzystywania środków unijnych w celu niwelowania różnic w rozwoju gospodarczym i cywilizacyjnym Polski w stosunku do innych państw UE, w szczególności pozyskiwania i wykorzystywania środków w ramach programów operacyjnych, funduszy strukturalnych  oraz środków na finansowanie rolnictwa i rozwoju obszarów wiejskich. Schemat kontroli realizacji projektu współfinansowanego ze środków funduszy strukturalnych.

 

Spośród organów, które mają prawo dokonywania kontroli projektów unijnych są podmioty pełniące funkcje Instytucji Wdrażających oraz Instytucji Zarządzających, w zależności od programu operacyjnego są to: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Ministerstwo Gospodarki, Centrum Unijnych Projektów Transportowych, Instytut Nafty i Gazy, Ministerstwo Środowiska, Agencja Rozwoju i Modernizacji Rolnictwa, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Warto również wspomnieć o wyspecjalizowanych do tego instytucjach: Komisja Europejska – audyty, Europejski Trybunał Obrachunkowy (Traktat Brukselski), OLAF – Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, Instytucja Audytowa, Instytucja Certyfikująca, Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Zamówień Publicznych, Urzędy Kontroli Skarbowej (noty sygnalizacyjne), Regionalne Izby Obrachunkowe. Tego czego umowa nie precyzuje to rodzaje kontroli, które mogą objąć nasz projekt. I tutaj Instytucje Zarządzające i Wdrażające mają szerokie spektrum narzędzi, należą do nich (podział ze względu na ich tryb przeprowadzania): kontrole na zakończenie realizacji projektu, kontrole w trakcie realizacji projektu ( kontrole doraźne), kontrole sprawdzające trwałość projektu ( kontrola ex – post), kontrole krzyżowe. W wybranych działaniach programów operacyjnych kontrole obowiązkowo przeprowadza się przed podpisaniem samej umowy o dofinansowanie ( kontrola ex – ante). Dokonując przeglądu arsenału IZ czy IW należy pamiętać o tym, że kontrole mają również swój podział ze względu na ich zakres. I tak: kontrola problemowa będzie obejmować wybranego zagadnienia lub okres z działalności podmiotu kontrolowanego w zakresie realizacji zadań w ramach realizacji projektu. Swoistym przykładem kontroli problemowej jest kontrola przeprowadzona na podstawie donosu podmiotu tzreciego. Kontrola kompleksowa obejmować będzie całokształt działalności podmiotu  kontrolowanego w zakresie realizacji zadań w ramach realizacji zadań (w takim układzie kontrolerzy mają prawo zajrzeć do systemu księgowego lub zapytać o posiadanie na niego ważnej licencji).

Nieprawidłowość czy zaniechanie?

Jednym z celów kontroli jest zbadanie czy projekt realizowany jest zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. W tym przypadku weryfikacja określonej próby dokumentów ma za zadanie potwierdzenie zgodności. Celem kontroli jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt  jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii pokontrolnej w tym zakresie. Należy pamiętać, że podczas kontroli nie zawsze są obecni koordynatorzy projektu ze strony Instytucji Wdrażającej, zatem kontroler prowadzący będzie znał projekt i jego specyfikę wyłącznie z opisu wniosku aplikacyjnego oraz ostatniego harmonogramu. Dlatego tak ważnym jest aby podczas kontroli obecny był koordynator ze strony Beneficjenta, który zna projekt „od podszewki” i biegle potrafi poruszać się w gąszczu komunikatów oraz wytycznych programowych. Sprawdzonym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest uczestnictwo przedstawiciela firmy doradczej, który posiada wiedzę dotyczącą założeń z etapu aplikacyjnego projektu ale też sprawnie udziela odpowiedzi w zakresie fazy rozliczeniowo – operacyjnej.  Obecność takiego sprzymierzeńca pozwoli na płynne przeprowadzenie kontroli oraz przekazywanie wyczerpujących uzasadnień dot. realizacji projektu mając na uwadze, że kontrolowany projekt tworzyły również liczne interpretacje i odpowiedzi instytucji, na podstawie których procedowaliśmy nasz projekt.

Efektem przeprowadzonych działań kontrolnych może być wykrycie nieprawidłowości w projekcie. Ewentualna informacja o nich zostanie zawarta w raporcie pokontrolnym. Należy też pamiętać, iż zgodnie z wytycznymi programowymi  nieprawidłowością  jest jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego. A zatem nieprawidłowość występuje również w przypadku naruszenia jakiegokolwiek przepisu prawa krajowego. Najczęściej zdecydowane kategorii nieprawidłowości zostały przedstawione w tabeli poniżej:

 

Źródło: Ministerstwo Finansów, Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE.

Kontroli w projekcie należy się spodziewać, wpisać w scenariusz zarządzania przedsięwzięciem. Nie jest to temat, który należy rozpatrywać w kategoriach „czy” będziemy ja mieli a „kiedy” możemy się jej spodziewać.  To pierwszy krok do sukcesu. Zamiast czekać na kontrolę sami ją zaplanujmy.