Inwestuj w R&D i bądź innowatorem

Dotacje w ramach perspektywy finansowej 2014-2020 ruszyły „pełną parą”. W części konkursów można już składać aplikacje, pierwsze projekty zostały już rekomendowane do dofinansowania. Kierunek udzielania wsparcia jednoznacznie wskazuje, że przede wszystkich będzie ono skierowane do innowacyjnych firm, poszukujących nowych rozwiązań i inwestujących w badania i rozwój. To właśnie prace badawczo-rozwojowe mają stać się w najbliższych latach motorem rozwoju polskiej gospodarki na tle Europy i świata, jak również być głównym źródłem generowania innowacji. Chociaż w poprzedniej perspektywie finansowej, elementy te były również szczególnie oczekiwane, to należy pamiętać o tym, iż w okresie programowania 2014-2020 zaplanowano szereg zmian. Przedsiębiorcy powinni, w związku z tym zwracać na nie uwagę, gdyż wiele aspektów przedsięwzięcia, jakie dotąd dawały dodatkowe punkty w ocenie, w chwili obecnej mogą mieć znaczenie neutralne (a wiązać się z dodatkowymi niczym nieuzasadnionymi kosztami dla przedsiębiorcy) a w niektórych przypadkach ich niedopełnienie może przyczynić się do wyeliminowania aplikacji z dalszej procedury oceny. Co więcej również pomiędzy poszczególnymi konkursami, jakie są aktualnie ujęte w harmonogramach (pomimo podobnego ich charakteru) różnice są tak duże, że nie warto kierować się rutyną i każdorazowo należy bardzo szczegółowo analizować regulaminy, zapisy umowy o dofinansowanie czy też wytyczne w zakresie oceny bądź kwalifikowalność wydatków.

Rozwój gospodarki w wyznaczonych kierunkach czyli Krajowe Inteligentne Specjalizacje
Realizowane konkursy oparte są na idei rozwoju polskiej gospodarki w oparciu o Krajowe Inteligentne Specjalizacje. Jest to zestaw kierunków, technologii, które na podstawie przeprowadzonej analizy i weryfikacji stanu polskiej technologii, zostały uznane za najbardziej istotne. W związku z tym planując przedsięwzięcie o charakterze badawczo-rozwojowym w ramach programu o zasięgu krajowym, należy w pierwszej kolejności przeanalizować związek projektu z KIS. Nie musimy doszukiwać się jak największej ilości powiązań z tematami – wystarczy, iż projekt będzie mocno wpisywał się w jeden wybrany. Co więcej nie analizujmy tylko głównych kategorii, gdyż każdy wnioskodawca powinien zapoznać się z dokumentem szczegółowym określającym i uzasadniającym określone obszary tematyczne. Co ważne w przypadku przedsięwzięć badawczo-rozwojowych, uzasadniona zgodność projektu z Krajowymi Inteligentnymi Specjalizacjami jest obligatoryjna, w związku z tym należy ją zweryfikować i przeanalizować już na początku poszukiwania właściwego źródła wsparcia. Pamiętajmy również, iż nie jest to dokument statyczny i według założeń Ministerstwa Gospodarki będzie on podlegał bieżącej aktualizacji.

Co istotne nie tylko w przypadku projektów badawczo-rozwojowych Krajowe Inteligentne Specjalizacje będą brane pod uwagę, gdyż w przypadku konkursów inwestycyjnych dotyczących wdrażania wyników prac B+R, powiązanie to będzie preferowane w toku prowadzonej analizy (na poziomie kryteriów merytorycznych). Pamiętajmy również, iż w środowisku dotacyjnym występują, obok Krajowych Inteligentnych Specjalizacji, także specjalizacje regionalne, ustalone indywidualnie dla każdego z województw i szczegółowo opisane w Regionalnych Strategiach Innowacji. W związku z tym, jeśli nasze przedsięwzięcie nie wpisuje się w KIS, należy zweryfikować dokument regionalny i poszukać właściwego źródła wsparcia.

Oczywiście regulamin każdego z konkursów dokładnie definiuje warunki spełnienia kryterium zgodności z inteligentnymi specjalizacjami, dla przykładu w ramach naboru w Programie Rozwój Polski Wschodniej – Poddziałanie 1.3.1 (nabór o charakterze inwestycyjnym) wymagane jest udowodnienie, iż przedsięwzięcie wpisuje się w regionalną inteligentną specjalizację wspólną dla co najmniej dwóch województw, które są objęte oddziaływaniem programu.

Ocena „face to face” – czyli rola panelu ekspertów
Zmianie uległa procedura oceny projektów. Obecnie weryfikacja aplikacji dotyczących prowadzenia prac B+R czy też inwestycji w infrastrukturę B+R bądź wreszcie inwestycji mających na celu wdrożenie wyników przeprowadzonych w historii badań odbywa się dwuetapowo. Pierwszym etapem jest ocena projektu zarówno formalna jak i merytoryczna, której dokonują pracownicy instytucji oraz eksperci z danej dziedziny. Natomiast etap drugi związany jest z ponowną oceną przedsięwzięcia w ramach tzw. Panelu ekspertów. Uzyskanie informacji/zaproszenia do udziału w takim przedsięwzięciu oznacza, że projekt wstępnie został zweryfikowany pozytywnie – tj. spełnił wszystkie kryteria obligatoryjne, jak również osiągnął, ustaloną regulaminem, minimalną ilość punktów. Pamiętajmy, iż dla poszczególnych konkursów mogą być ustalone odrębne kryteria dopuszczające do tego etapu oceny – np. w ramach konkursu „Szybka ścieżka” konieczne jest spełnienie wszystkich kryteriów obligatoryjnych, jak również uzyskanie co najmniej 12 punktów w kryteriach fakultatywnych. Z kolei konkurs „Demonstrator” definiuje konieczność spełnienia wszystkich kryteriów obligatoryjnych i osiągnięcia progów minimalnych w kryteriach punktowanych, dla których zostały one ustalone. Co więcej Panele ekspertów mają różny przebieg – we wspomnianym konkursie „Szybka ścieżka” konieczne jest wzięcie w nim udziału i gotowość udzielania odpowiedzi na ewentualne pytania ekspertów, z kolei w „Demonstratorze” bądź w konkursie na tworzenie/rozwój infrastruktury B+R, należy dodatkowo przygotować krótką prezentację (zgodnie z wytycznymi) i odpowiadać na pytania ze strony ekspertów. O terminie panelu jesteśmy informowani drogą mailową – zazwyczaj na 7 dni przed wyznaczoną datą (w związku z tym należy na bieżąco weryfikować otrzymywaną korespondencję, co jest szczególnie ważne w okresach urlopowych) i nie ma możliwości przesunięcia tego terminu. Z kolei brak uczestnictwa oznacza automatyczne wycofanie aplikacji z dalszej procedury oceny. 

Prawa patentowe – czy koniecznie generować koszty za wszelką cenę
Kryteria wyboru projektów w obecnej perspektywie zostały istotnie zmodyfikowane w porównaniu do lat 2007-2013. Miało to związek również z istotnym dostosowaniem warunków udzielania dofinansowania (w kontekście kryteriów punktowanych) do specyfiki wybranych branż. Jednym z takich obszarów były dotychczasowe dodatkowe punkty za zgłoszenie wyników prac B+R do objęcia ochroną patentową, co budziło istotne kontrowersje zwłaszcza w przypadku branży informatycznej i niejednokrotnie było zobowiązaniem, które nie niosło istotnej wartości dodanej dla przedsiębiorstw z tego obszaru, nie było związane z powszechnie stosowanymi praktykami w branży i generowało dodatkowe koszty nieobjęte dofinansowaniem. Obecnie w realizowanych konkursach na prowadzenie prac B+R wymóg ten został zastąpiony koniecznością podjęcia najlepszych działań ze strony firmy, jakie są podyktowane praktykami branżowymi, a które zabezpieczają w sposób optymalny, osiągnięte wyniki przed nieuprawnionym wykorzystaniem przez osoby trzecie. W związku z tym nie zawsze musi wiązać się to ze zgłoszeniem patentu, niejednokrotnie rozwiązaniem jest wzór przemysłowy/użytkowy czy prawo autorskie. Pamiętajmy jednak, iż nadal koszty uzyskania takiej ochrony nie są wydatkiem kwalifikowanym, jak również konieczne jest podjęcie zadeklarowanych działań najpóźniej w ciągu trzech lat od zakończenia przedsięwzięcia. Co szczególnie istotne, w przypadku wykorzystywania w projekcie innych wyników prac B+R (zarówno w zakresie prowadzonych prac B+R jak i inwestycji), wszelkie kwestie dotyczące praw własności, w tym ich posiadania i wykorzystywania, powinny zostać uregulowane i udokumentowane.

Rola jednostek naukowych, zmiana warunków kwalifikowania podwykonawców
Przedsiębiorcy ubiegający się o dofinansowanie na realizację zagadnień badawczo-rozwojowych o wysokim poziomie innowacyjności nie mogą zapominać również o istotnej roli jednostek naukowych, w tym o wykorzystywaniu potencjału i wiedzy naukowej w swojej praktyce gospodarczej. Tym samym aktualnie realizowane konkursy, jako jedno z kryteriów weryfikuje potencjał wnioskodawcy do realizacji przedsięwzięcia, w tym w szczególności zasoby ludzkie i zaplecze techniczne. Oczywiście nie jest wymagane aby Wnioskodawca na dzień składania wniosku dysponował wszystkimi niezbędnymi zasobami. Mogą one zostać uzupełnione w trakcie realizacji przedsięwzięcia, jednak należy pamiętać, aby zostało to właściwie uzasadnione. Możliwe jest również zadeklarowanie podjęcia współpracy z zewnętrznym podmiotem – na potrzeby realizacji projektu. Pamiętać należy jednak, iż:

1. W przypadku planowanej współpracy z innym przedsiębiorcą, konieczne będzie uzyskanie oficjalnej zgody instytucji. W tym zakresie instytucja zbada potencjał podwykonawcy, jego zaplecze, historię kontaktów i współpracy z wnioskodawcą, jak również przeanalizuje, czy procedura wyboru została przeprowadzona w sposób prawidłowy. Zgoda na nawiązanie współpracy będzie wydawana po pozytywnym zakwalifikowaniu wniosku do dofinansowania a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.
2. W przypadku planowanej współpracy z jednostką naukową nie jest wymagane uzyskanie opisanej powyżej zgody, ale jednostka taka będzie musiała mieć przyznaną ocenę co najmniej B. Pamiętać należy również o zmianach w zakresie wyboru dostawców. Zgodnie z przyjętą zmianą rozporządzenia, procedura taka musi obejmować następujące elementy:

• Ogłoszenie o naborze musi być opublikowane co najmniej przez okres 7 dni
• Obok publikacji na stronie internetowej, przesłaniu zapytań ofertowych i wywieszeniu ogłoszenia w siedzibie firmy, należy dodatkowo ogłoszenie takie zamieścić w dedykowanym serwisie Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju (z chwilą jego uruchomienia), zaś w przypadku postępowań o przewidywanej kwocie powyżej 207 tys. EUR, ogłoszenie takie powinno zostać opublikowanie na stronach Dziennika Urzędowego Komisji Europejskiej
• Ogłoszenie powinno być opatrzone również specyficznym kodem zamówienia. Co istotne, w przypadku podjęcia działań, opisanych powyżej, przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, nie zostaną one uznane za rozpoczęcie okresu kwalifikowalności wydatków, pod warunkiem, iż procedura zakończy się maksymalnie na podpisaniu umowy warunkowej. Pamiętajmy jednak, iż sposób, w tym, w szczególności prawidłowość prowadzenia postępowania będzie przedmiotem wnikliwej oceny na etapie kontroli. Istotne zmiany w sposobie kwalifikowania wydatków O ile w przypadku projektów badawczo-rozwojowych katalog wydatków kwalifikowanych jest podobny (dla poszczególnych konkursów), to warto wspomnieć również o istotnych zmianach – w kontekście perspektywy 2007-2013.
• Możliwość finansowania wynagrodzenia właściciela firmy. Dotychczas nie było to możliwe z uwagi na specyfikę rozliczania kosztów w projekcie. Na chwilę obecną, bazując na wypracowanym za poprzedni rok dochodzie, Wnioskodawca ma możliwość wyliczenia stawki godzinowej za zaangażowanie właściciela firmy i koszt ten rozliczyć w ramach projektu. Pamiętajmy jednak, iż właściciel nie może pracować na rzecz przedsięwzięcia w wymiarze większym niż połowa średniorocznego czasu pracy pomniejszonego o czas urlopu – tj. 860 h rocznie.
• Możliwość wyboru dwóch alternatywnych ścieżek rozliczenia kosztów wynagrodzeń pracowników – na dotychczasowych zasadach tj. według faktycznie wypłaconego wynagrodzenia i potwierdzonego raportami czasu pracy oraz według stawki godzinowej wynagrodzenia obliczonej na podstawie wypłaconego wynagrodzenia za rok poprzedzający składanie wniosku i zadeklarowaną ilość godzin zaangażowania w przedsięwzięcie. Należy jednak pamiętać, iż model rozliczania kosztów wynagrodzeń jest ustalany dla całego zespołu projektowego. Co więcej w kategorii wynagrodzenia możliwe jest rozliczenie jedynie wydatków wynikających z umów o pracę i umów zlecenia. Natomiast umowy o dzieło są rozliczane w kategorii kosztów podwykonawstwa.
• Koszty audytu zewnętrznego projektu zaliczane do wydatków kwalifikowanych po stronie pozostałych kosztów operacyjnych, przy czym audyt ten jest obligatoryjnych dla projektów badawczo-rozwojowych, gdzie dofinansowanie wynosi co najmniej 3 mln PLN wobec dotychczasowych 2 mln PLN
• Ograniczenie kosztów podwykonawstwa. W obecnie realizowanych konkursach mogą one stanowić maksymalnie 50% sumy kosztów kwalifikowanych projektu.
• Koszty ogólne nie wymagają dokumentowania, są naliczane ryczałtowo w wysokości 17%, przy czym podstawa do obliczenia ich wysokości nie obejmuje kosztów podwykonawstwa.
• Ujednolicenie grup kosztów kwalifikowanych z nomenklaturą brukselską. Przedsiębiorcy przygotowujący aplikacje spotkają się z następującymi grupami kosztów – wynagrodzenia, podwykonawstwo, pozostałe koszty bezpośrednie oraz koszty ogólne.

Procedura aplikowania – czytajmy regulaminy!
Procedura ubiegania się o dofinansowanie została znacznie uproszczona. Wnioski w większości przypadków są składane wyłącznie za pośrednictwem aplikacji generatora wniosków, który bezpośrednio weryfikuje większość kryteriów formalnych. Co ważne, w wielu przypadkach nie ma konieczności składania aplikacji w wersji papierowej, zaś generatory przyjmują aplikacje do 23:59 w dniu zamknięcia. Pamiętajmy jednak, iż występują różnice pomiędzy poszczególnymi konkursami i można znaleźć pewne wyjątki w zakresie procedury aplikowania:
• Wnioski składane do północy. Zasada ta obowiązuje w przypadku projektów badawczo-rozwojowych (Szybka ścieżka, Demonstrator, programy sektorowe) realizowanych przez NCBiR. Natomiast konkursy innowacyjne realizowane przez PARP czy Ministerstwo Gospodarki (inwestycje, w tym również inwestycje w infrastrukturę B+R) zakładają konkretną godzinę zamknięcia naboru – najczęściej jest to 16.00 w dniu zakończenia przyjmowania wniosków. Dodatkowo instytucje te wymagają potwierdzenia złożenia wniosku poprzez przekazanie do nich wersji papierowej przygotowanej aplikacji.
• Język składania wniosku o dofinansowanie. Zazwyczaj jest to język polski, ale zdarzają się sytuacje, gdzie część punktów opisowych musi być przetłumaczona na język angielski (Szybka ścieżka, Demonstrator) bądź całość aplikacji powinna być przygotowana w języku angielskim (programy sektorowe).
• Załączniki. W konkursach na przedsięwzięcia badawczo-rozwojowe ich ilość jest ograniczona, jednak w przypadku naborów realizowanych przez PARP czy MG, należy dołączyć dodatkowe dokumenty jak, m.in. agenda badawcza w przypadku konkursu 2.1 PO IG, dokumenty potwierdzające zewnętrzne finansowanie (promesa kredytowa, promesa leasingowa), dokumenty potwierdzające ponoszenie wydatków w zakresie prac B+R.
• Okres realizacji projektów. O ile okres kwalifikowalności wydatków nie może wykraczać poza 31 grudnia 2023 roku, to jednak część konkursów wprowadza dodatkowe ograniczenia – m.in. Poddziałanie 3.2.1 PO IR– maksymalny okres realizacji projektu 3 lata, zaś Poddziałanie 1.3.1 PO PW – maksymalny okres realizacji projektu to 30 miesięcy.

Reasumując, perspektywa finansowa 2014-2020 niesie sporo możliwości rozwoju polskich przedsiębiorców przy współudziale środków publicznych, jednak należy szczegółowo zapoznać się z dokumentami programowymi, aby odpowiednio przygotować aplikację czy też rozpocząć procedurę uzyskiwania dokumentów zewnętrznych, bądź zaplanować swoją dostępność na ewentualne dodatkowe pytania ze strony instytucji bądź udział w Panelu ekspertów.

Autor: Magdalena Mróz, Action Line Manager (R&D) w PNO Consultants. 

Jeśli zainteresował Cię ten artykuł przeczytaj również: