Kontrola przed kontrolą

W euforii rozpoczętej kilka miesięcy temu nowej perspektywy finansowej, zapominamy o tym, iż Polska, w tym polscy przedsiębiorcy będą mieli nie tylko do wydania ale i rozliczenia (w rozumieniu poprawnego udokumentowania) ponad 70 mld euro. Zakończony okres programowania stanowiąc poligon doświadczalny dla beneficjentów ale i też instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie środków, ujawnił wiele luk i nieprawidłowości. Najczęstszym narzędziem wykrywania uchybień są oczywiście kontrole. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż zgodnie z treścią Wytycznych w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, źródłem informacji o nieprawidłowościach mogą być również zawiadomienia przekazane przez organy ścigania, informacje prasowe i zawiadomienia przekazywane przez podmioty prywatne (w tym anonimowe) przede wszystkim instytucjom systemu wdrażania poszczególnych programów operacyjnym.

Warto też przypomnieć, iż popełnienie nieprawidłowości przez beneficjenta może wiązać się nie tylko z koniecznością zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu wraz z odsetkami, rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu ale też wykluczeniem z prawa otrzymania dofinansowania na okres trzech lat liczonych od dnia dokonania zwrotu środków. Umowy o dofinansowanie w nowej perspektywie utrzymają zapisy dotyczące obowiązku poddania się przez beneficjenta kontroli, zarówno na etapie realizacji projektu jak i na etapie trwałości projektu.

Trzeci i czwarty kwartał 2015r. to sześć ostatnich miesięcy wydatkowania i rozliczania środków w ramach „starej perspektywy.” 31 grudnia 2015r. to absolutny deadline zamykania projektów. W związku z powyższym, w celu wydatkowania jak największej puli pieniędzy unijnych do końca obecnego roku kalendarzowego, instytucje będą intensyfikowały ilość przeprowadzanych kontroli. Czy jesteśmy na nie gotowi? Czy na pewno nie ma nic do poprawy? czy znamy konsekwencje popełnionych w projektach błędów? Kontroli w projekcie należy się spodziewać, wpisać w scenariusz zarządzania przedsięwzięciem. Nie jest to temat, który należy rozpatrywać w kategoriach „czy” będziemy poddani kontroli, a „kiedy” możemy się jej spodziewać. Taka postawa to pierwszy krok do sukcesu. Zamiast czekać na kontrolę sami ją zaplanujmy. Jednym z narzędzi służących do zminimalizowania pojawienia się nieprawidłowości w trakcie kontroli jest zaplanowanie kontroli w postaci np. audytu wewnętrznego.

Audyt wewnętrzny może być doskonałym narzędziem efektywnego zarządzania projektem, którego bezpośrednim celem jest minimalizacja ryzyka związanego z konsekwencjami finansowymi i prawnymi związanymi z wykrytymi w trakcie kontroli nieprawidłowościami. Audyt wraz z następującymi po nim działaniami naprawczymi i korygującymi stanowią efektywne narzędzie weryfikacji stopnia wdrożenia zapisów umowy o dofinansowanie. Przeprowadzenie audytu wewnętrznego ma podstawowe znaczenie w nowoczesnym systemie zarządzania oraz efektywnym osiąganiu zadań i celów strategicznych każdej jednostki. Słabe kontrole wewnętrzne zawsze prowadzą do wystąpienia niepożądanych zjawisk, nadużyć i tym samym narażają jednostkę na straty. Świadomość konsekwencji wynikających z niezgodnego z zapisami umową o dofinansowanie prowadzeniem projektu jest pierwszym i kluczowym krokiem pozwalającym na podjęcie decyzję o przeprowadzeniu samodzielnie bądź we współpracy z firma doradczą audytu wewnętrznego. Zakres audytu powinien obejmować te obszary, które z jednej strony są najbardziej problematyczne dla spółki, z drugiej strony podlegają wnikliwej weryfikacji przez Instytucje Kontrolujące. Audyt powinien być przeprowadzony w odniesieniu do określonej próby dokumentów oraz w odniesieniu do określonych zapisów umowy o dofinansowanie. Poprawność wdrożenia obowiązków możemy zbadać na podstawie listy kontrolnej przygotowanej samodzielnie lub z wykorzystaniem doświadczenia firmy doradczej. Zaproszenie do audytu osób nie uczestniczących (nie zaangażowanych) w rozliczanie projektu zapewni świeże spojrzenie i zdrowy dystans do pewnych zagadnień. Dodatkowa „para oczu” pozwoli na wyłapanie błędów oczywistych, które koordynatorowi projektu mogły umknąć uwadze. Należy pamiętać, im bliżej i dłużej jesteśmy danego projektu tym zmniejsza się nasza czujność i możliwość konstruktywnej krytyki dokumentów związanych z projektem. Będąc audytorem projektów współfinansowanych ze środków UE łatwo dostrzec mechanizm rządzący koordynatorami projektów, których celem nadrzędnym jest często obrona swojego stanowiska i dotychczasowego podejścia nad wyjaśnieniem kontrolującemu pewnych rozbieżności.

Newralgiczne obszary audytu wewnętrznego:

  • ocena prawidłowości prowadzenia i dokumentowania operacji finansowych, obejmująca w szczególności dokumentowanie kwalifikowalności wydatków w ramach projektu; Czy w ramach projektu prowadzona jest odrębna ewidencja dla wydatków i przychodów w ramach projektu? Jednostki korzystające z dotacji muszą formalizować zasady związane ze specyfiką rozliczania dotacji. Zasady te muszą zostać szczegółowo przedstawione w polityce rachunkowości podmiotu. Czy polityka formalizuje sposób ewidencji księgowej otrzymanych dotacji oraz moment zakwalifikowania dotacji do przychodów?
  • architektura dokumentów dotyczących kosztów osobowych; Czy udokumentowanie kwalifikowalności kosztów osobowych jest kompletne i spójne? Tzn. czy beneficjent oprócz list płac posiada dokumenty potwierdzające zakres zaangażowania poszczególnych pracowników w projekcie?  Czy pracownicy rozliczani w projekcie wyrazili zgodę na przetwarzanie danych osobowych? 
  • ocena adekwatności wydatków szzcególnie rozliczanych w kategorii „E” tj. zakup usług badawczych uzależniona jest od łącznego spełniania kilku przesłanek; Analiza adekwatności wydatku odbywa się w szczególności na podstawie materialnych wyników przeprowadzonych przez zewnętrznego dostawcę przeprowadzonych badań. Weryfikacji poddawane są aspekty: jakości naukowej wykonanych prac badawczych; braku naruszenia praw własnościowych innych osób; Analiza adekwatności wydatku odbywa się na podstawie materialnych wyników przeprowadzonych badań, tj. na podstawie np. analiz, raportów, opracowań naukowych. Powyższe oznacza, iż protokolarne zestawienie wykonanych badań jest niewystarczająca i może być podstawą do zakwestionowania kwalifikowalności wydatku.
  • ocena poprawności udzielania zamówień; W tym obszarze wykrywana jest największa ilość nieprawidłowości i nakładanych korekt finansowych. Czy beneficjent posiada dokumenty potwierdzające konkurencyjny, transparentny, obiektywny, równy dla wszystkich oferentów wybór dostawcy? Czy dostawcy są powiązani kapitałowo lub osobowo z beneficjentem? Czy beneficjent wykorzystał przysługujące mu środki ochrony prawnej w zakresie nałożonej korekty finansowej? Czy wydatki poniżej 14 tysięcy Euro zostały poniesione w ramach procedury rozeznania rynku? 
  • ocena sposobu realizacji działań promocyjnych; Czy po zakończeniu projektu wymienilismy tablicę promocyjną  na tablicę informacyjną? Czy kolejność i wielkośc logotypów jest zgodna z wytycznymi programowymi? Czy dokumenty związane z projektem zawierają logotypy i słowne odniesienie do faktu współfinansowania projektu ze środków UE?
  • ocena sposobu prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu; Czy projekt realizuje zgodnie z wytycznymi w zakresie archiwizacji upublicznionymi przez Ministerstwo Infratsruktury i Rozwoju?
  • ocena zgodności z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych szans i koncepcją zrównoważonego rozwoju);
  • ocena zasadności poniesionych kosztów w kontekście udokumentowania ich kwalifikowalności;
  • ocena dokumentowania osiągniętych wskaźników projektu (w tym wskaźnika ekologicznego); Czy wskaźniki, na podstawie których Spółka otrzymała dodatkowe punkty na etapie oceny projektu zostały osiągnięte? Jeśli nie, to czy Spółka zgłosiła ten fakt do Instytucji Zarządzającej? Czy realizując równolegle kilka projektów Spółka zabezpieczyła możliwość wdrożenia wskaźników rezultatu na etapie trwałości dla każdeego pojedyńczego projektu? 
  • badania podwójnego finansowania wydatków, które ze względu na swój charakter mogą powtarzać się w kilku projektach; Czy realizując kilka projektów równolegle Spółka wdrożyła i sformalizowała zasady eliminujące możliwości podwójnego finansowania?
  • czy wydatki w ramach projektu zostały poniesione w okresie kwalifikowania wydatków?
  • czy beneficjent wdrożył zalcenie pokontrolne z wcześniejszej kontroli?
  • czy projekt zachowuje zasadę trwalości w ujęciu przedmiotowym i podmiotowym?


Rzetelnie wypracowane odpowiedzi na powyższe pytania będą stanowiły podstawę do wypracowania działań korygujących lub naprawczych pozwalających na wypracowanie pełnej i spójnej dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność danego wydatku. Przeprowadzenie audytu wewnętrznego może w znaczący sposób usprawnić przeprowadzenie kontroli końcowej projektu, co w przypadku uzależnienia wypłaty ostatniej części środków dotacyjnych od wyników przeprowadzonej kontroli wydaje się być krytyczne. Mając na uwadze katalog ew konsekwencji związanych z wykryciem nieprawidłowości (w tym wykluczenie z prawa otrzymania dofinansowania na okres trzech lat liczonych od dnia dokonania zwrotu środków), brak przeprowadzenia audytu wewnętrznej może nas słono kosztować. Nieprawidłowości, niespójności lub po prostu braki w dokumentacji zdarzają się w każdym projekcie. Istotą audytu wewnętrznego jest zdefiniowanie błędu i zweryfikowanie jego skali przed organami kontroli.

Autorką artykułu jest Jolanta Kałuska - Senior Compliance Manager w PNO Consultants. 

Nawiązując do tematu artykułu zapytaj o audyty i wsparcie beneficjenta: http://bit.ly/1MU7M9K